Description du poste
À propos du poste: - Titre de l’affectation : Administrative Assistant - Lieu d’affectation : Rabat - Pays d’affectation : Morocco - Lieu de travail : On UN premises - Date de début prévue : 01/10/2026 - Durée : 6 mois (avec possibilité de prolongation) - Organisation hôte : WHO - Modalité : Sur place - Type : National - Catégorie de volontaire : Specialist UCoS from Apr2026 - Horaire de travail : Full-time - Nombre d’affectations : 1
Présentation de l'entreprise: - La coopération entre le Maroc et l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) s’articule autour de quatre priorités stratégiques clés. Elle vise à garantir l’accès à des services de santé de qualité, complets et adaptés aux besoins des personnes les plus vulnérables, afin d’orienter le Maroc vers la couverture sanitaire universelle. Elle contribue également aux Objectifs de développement durable en renforçant les programmes de santé publique pour réduire la morbidité et la mortalité, et en agissant sur les déterminants sociaux et environnementaux de la santé pour lutter contre les inégalités. Cette collaboration privilégie aussi le renforcement des fonctions essentielles de santé publique et de la sécurité sanitaire, et enfin, elle soutient la dynamique de régionalisation tout en améliorant la gouvernance du secteur de la santé. - L’objectif de développement durable associé est : 17. Partnerships for the goals.
Missions: - Aider à la préparation et au traitement des demandes de voyage des membres de l’équipe à l’aide du GSM (Gestion des services globaux)/BMS (Système de gestion des affaires), organiser la délivrance des visas, les autorisations de sécurité, les réservations de vols et d’hôtels, et assurer le suivi des questions liées aux voyages pour les missions nationales et internationales. - Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques avec tact et discrétion, en les priorisant selon leur importance et/ou leur urgence, et fournir des informations générales ou rediriger les interlocuteurs le cas échéant. - Contribuer à l’établissement des contrats et des demandes d’achat de biens et de services dans les systèmes GSM/BMS, suivre et enregistrer la réception des livrables, et initier et suivre les paiements, le cas échéant. - Assurer la liaison avec le personnel, les contractuels et les prestataires de services afin de résoudre tout problème en suspens. - Appuyer la création et la mise à jour des fichiers électroniques et des documents de référence contrôlés. - Tenir un registre des demandes et de la correspondance reçues, déterminer leur priorité, les porter à l’attention du/de la responsable et assurer le suivi des actions et des réponses. - Assurer le soutien administratif et opérationnel des réunions, séminaires et ateliers, en présentiel comme en virtuel, notamment en préparant la correspondance et la documentation nécessaires. - Informer les collègues des procédures administratives courantes. - Assister ou remplacer le personnel administratif de l'équipe et effectuer d'autres tâches connexes au besoin. - Participer aux visites sur le terrain si nécessaire.
Responsabilités: - Travailler sous la supervision directe du/de la chargé(e) des opérations et selon les directives générales du/de la représentant(e) de l'OMS. - Effectuer les tâches dans un environnement de bureau classique, avec des instructions données par le/la supérieur(e) hiérarchique pour les questions non routinières. - Réaliser les tâches courantes de manière autonome. - Être évalué(e) une fois le travail terminé sur l’exactitude, le respect des délais et l’atteinte des objectifs. - Disposer de directives établies dans un environnement relativement bien structuré. - Interpréter les procédures existantes pour définir une ligne de conduite particulière dans des situations exceptionnelles.
Profil recherché: - Âge : 18 – 80 ans - Le/la candidat(e) doit être un(e) ressortissant(e), un(e) résident(e) légal(e) ou avoir le statut de réfugié dans le pays d’affectation.
Compétences requises: - Accountability - Teamwork - Communication - Ethics and values - Integrity - Respect for diversity - Adaptability and flexibility - Creativity - Judgement and decision-making - Planning and organising - Professionalism - Self-management - Excellentes compétences en communication orale et écrite - Excellentes aptitudes à la rédaction, à la formulation et à l’élaboration de rapports - Excellentes aptitudes relationnelles - Sensibilité culturelle et sociale - Capacité à travailler de manière inclusive et collaborative avec divers partenaires et autorités à différents niveaux - Connaissance des outils et approches de la communication pour le développement - Capacité à travailler et à s’adapter avec professionnalisme et efficacité dans un environnement exigeant - Capacité à travailler efficacement au sein d’une équipe multiculturelle composée de personnel international et national - Solides compétences informatiques, notamment une maîtrise des applications Microsoft Office (Excel, Word, etc.), de la messagerie électronique et d’Internet - Connaissance de la gestion de bases de données et des équipements bureautiques - Autonomie, capacité à travailler avec un minimum de supervision - Capacité à respecter des délais serrés - Intérêt pour la santé et le bien-être, le volontariat comme levier de développement durable et le système des Nations Unies
Formation / Diplôme: - Bachelor's degree en Business Administration, Finance, Accounting, Logistics, Project Management
Expérience: - Expérience requise : 3 années - Expérience pertinente : 3 ans
Conditions: - Conditions de vie à Rabat : ville paisible, habitants accueillants, services bancaires, de transport, de santé et de communication facilement accessibles, réseau routier bon, transports en commun limités, taxis relativement bon marché et faciles à trouver, nombreux centres commerciaux, restaurants, salles de sport et cinémas disponibles malgré les mesures sanitaires liées à la COVID-19, large choix d’hébergements disponible, sécurité non problématique.
Rémunération / Avantages: - Indemnité forfaitaire d’entrée : 350 USD - Frais de déménagement : 175 USD au début et à la fin de la mission, si le lieu d’affectation est situé hors de la zone de déplacement domicile-travail - Allocation de subsistance du volontaire (ASV) : 13 179,16 MAD par mois - Formation : Accès aux ressources de formation et de développement professionnel du programme des Volontaires des Nations Unies - Congé annuel : 2,5 jours par mois - Assurance : Couverture complète en matière de santé, de décès et d’actes malveillants pour le Volontaire des Nations Unies, ainsi qu’une assurance maladie pour un maximum de trois personnes à charge éligibles (sous réserve des critères d’éligibilité définis dans les conditions de service) - Indemnité forfaitaire de sortie : prévue à la fin de la mission (montant non précisé)
Langues: - French, Niveau: Fluent, Requis - English, Niveau: Fluent, Requis - Arabic, Niveau: Working knowledge, Souhaitable
Domaine(s) d’expertise: - Administration - Finance - Accounting
Permis de conduire: - Non mentionné
Autres informations: - Le bénévolat s'entend comme un large éventail d'activités entreprises de plein gré, pour le bien commun, sans que la récompense financière soit le principal facteur de motivation.
Pièces à fournir: - Aucune information fournie
Date limite: - Aucune information fournie
Comment postuler: - Aucune information fournie
